Molte piccole e grandi imprese non si rendono conto di utilizzare hardware e processi di
Stampa inefficienti che comportano spese inutili. Per gestire le tue esigenze in modo efficiente e ridurre al minimo la spesa, segui questi suggerimenti.
Sostituisci le stampanti obsolete
La tua stampante vecchia di anni potrebbe ancora portare a termine il lavoro, ma potrebbe togliere un po' dal tuo budget IT.
Qualsiasi apparecchiatura che abbia cinque anni (o più) richiede una manutenzione frequente e causa più problemi di quanti ne risolva. Poiché le vecchie stampanti non sono più coperte da garanzia, ripararle è costoso e impegnativo. È anche difficile trovare parti di ricambio per vecchie stampanti perché i produttori hanno smesso di produrle.
Quando sostituisci stampanti obsolete con stampanti più nuove e multifunzionali, stai investendo in hardware che si ripagherà da solo con aumenti di produttività ed efficienza.
Imporre flussi di lavoro rigorosi
L'invio di note spese, l'archiviazione di rimborsi di viaggio e altre attività amministrative richiedono un flusso di lavoro documentale adeguato. Senza adeguate linee guida, i dipendenti e il personale amministrativo finiscono per stampare documenti non necessari.
L'implementazione di un flusso di lavoro del processo di stampa può ridurre o prevenire lavori di stampa ridondanti che si traducono in carta e inchiostro sprecati a causa di documenti abbandonati. Ciò che non riguarda informazioni personali dell’azienda dovresti esternalizzarlo: ci sono tipografie che si occupano della stampa dei biglietti da visita, libri,brochure e cataloghi.
Vai senza carta
L'implementazione di una soluzione di gestione dei documenti che riduce il consumo di carta è un modo efficace per risparmiare denaro. Potrebbe non essere possibile in tutti i reparti, ma coloro che possono svolgere il proprio lavoro senza stampare dovrebbero essere incoraggiati a farlo. La stampa di lunghe catene di posta elettronica che possono essere discusse in una riunione è solo un esempio di pratiche dispendiose che dovrebbero essere evitate. E per le aziende che sono passate a un lavoro da casa, andare senza carta ha assolutamente senso.
Riduci le richieste di supporto IT per problemi di stampa
Chiamare un tecnico IT interno per assistere con problemi come inceppamenti della carta, problemi Wi-Fi della stampante e altre preoccupazioni probabilmente fa più male che bene in termini di produttività. Tu e il tuo personale IT potreste evitare di affrontare questi killer della produttività identificando le aree problematiche del vostro ambiente di stampa. Quindi, puoi lavorare su soluzioni specifiche per il tuo ufficio, come redigere un flusso di lavoro di stampa o ottenere aiuto da esperti di gestione dei documenti che possono consigliare soluzioni per risparmiare tempo e budget.